2.0 CHARTE DE PROTECTION DES INFORMATIONS PERSONNELLES 

EVQ accorde la plus grande importance à la protection et au respect de votre vie privée. Dans ce cadre, EVQ souhaite s’assurer de l’exactitude, de la sécurité et de la confidentialité des informations personnelles, que vous pourrez nous transmettre en utilisant notre Extranet, conformément aux lois en vigueur, et notamment au Québec, la LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ (LPRPSP).

2.1 DÉFINITIONS

Préalablement, pour mieux comprendre ce qui suit, voici quelques définitions :

Informations Personnelles : il s’agit des renseignements relatifs à une personne physique et qui permettent de l’identifier. 

Hébergement : le lieu où sont stockées vos IP, après avoir été saisies et numérisées. Chez EVQ, vos Informations Personnelles sont hébergées sur nos serveurs dédiés, à notre siège social, situé à Longueuil, dans les locaux de l’UPA.

Responsable à la protection des Informations Personnelles : la personne ressource désignée par EVQ pour assurer le respect de la LPRPSP et la protection de vos Informations Personnelles. C’est elle que vous pouvez contacter en cas de nécessité. 

Son nom et ses coordonnées sont les suivantes :

Monsieur Marc-André Joly
Par courrier : 555 bd Roland-Therrien, bureau 250, Longueuil (Québec) J4H 4G1
Par Courriel :  evqdirect@upa.qc.ca
Par Téléphone : 450-679-4130

Incident de confidentialité : il s’agit de la survenance d’un des évènements indiqués ci-après :

• l’accès non autorisé par la loi à une information personnelle; 
• l’utilisation non autorisée par la loi d’une information personnelle; 
• la communication non autorisée par la loi d’une information personnelle; 
• la perte d’une information personnelle ou toute autre atteinte à la protection d’une telle information.

2.2 PORTÉE DE NOTRE CHARTE

 Notre Charte décrit la façon dont EVQ collecte, traite, utilise, conserve et communique les Informations Personnelles que nous pourrons recueillir. De plus, la Charte indique les droits qui s’offrent à vous concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos Informations Personnelles.  Nous nous engageons à ne pas recueillir, utiliser ou communiquer vos Informations Personnelles autrement qu’en conformité avec la présente Charte et les lois applicables au Québec et au Canada.

En naviguant sur notre Extranet, vous acceptez les modalités et conditions de notre Charte. Vous consentez à ce que les Informations Personnelles vous concernant soient recueillies, utilisées, communiquées, stockées et détruites conformément à cette Charte.

Si vous continuez à utiliser notre Extranet après qu’une nouvelle version de la présente Charte y soit affichée, vous consentez aux changements de notre Charte, qui vous sera dès lors opposable.

2.3 COLLECTE DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Lorsque vous utilisez notre Extranet, vous devez nous communiquer un certain nombre d’Informations Personnelles, notamment en préparant des ententes d’approvisionnement ou cédules de production, pour les programmes d’aides, déclarations assermentées, etc.  

Par les présentes, vous consentez expressément à la collecte de ces Informations Personnelles et pour les finalités ci-après exposées : 

2.3.1 Objet de la collecte:

Nous collectons les Informations Personnelles suivantes lors de votre inscription en tant qu’Adhérent, pour vous identifier correctement et éviter notamment les risques d’homonymie :

Note 1 : Pour l’accès à certains programmes d’aides, où l’âge est un critère déterminant, nous pourrons vous demander de transmettre la copie de votre pièce d’identité, permis de conduire de préférence, afin de vérifier votre admissibilité au programme.

Note 2 : Dans certains cas, vous pouvez être amené à communiquer vos liens familiaux avec d’autres Adhérents, notamment quand l’exploitation de votre entreprise est effectuée en famille sous des entités juridiques différentes, mais ayant un lien de parenté corporatif. Cette demande est justifiée en application du Règlement sur la production et la mise en marché du poulet et le Règlement sur la production et la mise en marché du dindon. La notion de liens familiaux s’entend au sens prévu respectivement par les deux Règlements visés ci-dessus.   

Note 3 : EVQ demande la communication d’informations de contacts de nature professionnelle tels l’adresse, téléphone, cellulaire , courriel, afin de pouvoir communiquer au mieux avec ses Adhérents et disposer des informations requises pour leur adhésion à EVQ.  Toutefois, pour certains exploitants, ces informations de contact professionnel sont aussi des Informations Personnelles, qui seront alors traitées en tant que telles par EVQ.

2.3.2 Finalité de la collecte 

Nous recueillons et nous utilisons certaines de vos Informations Personnelles pour les finalités suivantes:

• Fournir les services de EVQ dans le cadre de son mandat d’association professionnelle: 
- Constituer un Compte Adhérent qui permet de regrouper certaines ressources et de faciliter l’utilisation de l’Extranet par nos Adhérents;
- Fournir les services ou les renseignements demandés par nos Adhérents;
- Gérer vos transactions documentaires avec EVQ ou des tiers;
- Procéder à des vérifications dans le cadre d’inspections administratives prévues par la législation en vigueur, les Règlements ou de plans mis en place par EVQ

• Communiquer avec nos Adhérents:
- Répondre aux demandes d’information concernant notre mission et nos services;
- Communiquer avec nos Adhérents dans le cadre des activités d’EVQ;
- Informer les Adhérents des nouvelles, des mises à jour, des renseignements concernant les services et activités proposés par EVQ, 

• Améliorer les services de l’Extranet :
 
- Personnaliser l’expérience des Adhérents sur l’Extranet, notamment en conservant leurs préférences,  les services sélectionnés et en sélectionnant d’autres services susceptibles de les intéresser;
- Effectuer des analyses concernant nos Adhérents et leurs habitudes de visites de l’Extranet pour améliorer nos services, la performance de l’Extranet et pour identifier et corriger des problèmes techniques avec l’Extranet,  ainsi qu’à des fins statistiques;
- Utiliser les outils d’analyse et d’optimisation de sites web et de plateformes numériques, pour rester en contact avec nos Adhérents et leur fournir un service personnalisé en permanence;

• Autres finalités : 
- Effectuer des études de marché et des recherches sur le rendement afin d’évaluer nos services et rehausser l’expérience que nous procurons à nos Adhérents. 

- Analyses et statistiques au moyen d’interaction avec des outils de gestion de tiers, tel Google Analytics  

En aucun cas, EVQ n’est responsable de tout préjudice pouvant provenir de ces services tiers. Pour connaître les conditions d’utilisation de ces services, nous vous invitons à consulter leur site web respectif.

2.3.3 Durée de la collecte  

Ces Informations Personnelles ne seront pas conservées au-delà de la finalité pour laquelle elles ont été recueillies et, dans tous les cas, seront supprimées après l’obligation légale de conservation des dossiers d’Adhérents, soit trois (6) ans après la fermeture du Compte de l’Adhérent, sauf changement règlementaire. À l’issue des délais de conservation prescrits, les Informations Personnelles seront détruites ou rendues anonymes.

2.4 COMMUNICATION - INFORMATION 

En dehors des procédures transactionnelles documentaires, EVQ communiquera avec vous uniquement si vous le souhaitez. Si vous préférez ne pas recevoir d’information de nature publicitaire ou autre de notre part, ou si vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos Informations Personnelles pour rehausser votre expérience en tant que qu’Adhérent, vous pouvez le faire savoir en communiquant avec EVQ selon les modalités indiquées à la section « Droit d’accès, de rectification et d’effacement -Contact ». EVQ traitera votre demande dans les meilleurs délais. 

Pour plus d’informations sur vos droits, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec:

• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada www.privcom.gc.ca
• Commission d’accès à l’information du Québec www.cai.gouv.qc.ca

2.5 INFORMATIONS CONCERNANT L’UTILISATION DES COOKIES

Un Cookie est un fichier texte susceptible d’être enregistré dans un navigateur web lors de la consultation d’un site web – dont cet Extranet - avec un logiciel de navigation. Un Cookie permet à son émetteur, pendant sa durée de validité, de reconnaître le terminal concerné à chaque fois que ce navigateur web accède à un contenu numérique comportant des Cookies du même émetteur. Les Cookies qui ont été mis en place dans le cadre de l’utilisation de notre Extranet permettent, entre autres, de faciliter votre navigation:

• en adaptant la présentation de l’Extranet aux préférences d’affichage de votre navigateur web (résolution d’affichage, système d’exploitation utilisé, etc.), selon les matériels et les logiciels de visualisation ou de lecture que votre navigateur comporte,
• en mettant en œuvre des mesures de sécurité.

Il s’agit principalement des informations telles que les adresses IP ( Internet Protocole), les noms de domaines, les historiques de navigation notamment.

Ils permettent aussi d’améliorer la qualité de nos services en établissant des statistiques anonymes et en indiquant le volume de fréquentation et d’utilisation des divers éléments de l’Extranet afin de nous permettre d’améliorer son l’ergonomie.

L’essentiel des informations transmises automatiquement ne permet pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.  La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les Cookies, mais il est généralement possible de modifier cet automatisme.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de Cookies, vous pouvez paramétrer votre navigateur internet pour les limiter ou les bloquer. Tous les navigateurs modernes vous permettent de modifier les paramètres relatifs aux Cookies, généralement en passant par leur menu « Options » ou «Préférences ».

Si vous désactivez les Cookies, vous ne pourrez plus utiliser toutes les fonctions interactives de notre Extranet.

Le recours à de telles informations nous permet d’améliorer le service, de personnaliser votre expérience et d’en faire un meilleur suivi. Ces informations servent également à des fins d’analyses et de statistiques. Ces Cookies sont multiples, certains expirent lorsque vous fermez votre navigateur et n’ont plus d’effet alors que d’autres peuvent être conservés.

2.6 ACCÈS AUX INFORMATIONS PERSONNELLES 

Les Informations Personnelles recueillies par EVQ sont accessibles à ses dirigeants, et à certains de ses préposés ou fournisseurs de services auprès d’EVQ,  qui doivent y accéder pour en faire l’utilisation prévue par les CGU ou la Charte. Ces personnes sont liées par la présente politique et s’engagent envers EVQ à utiliser ces Informations Personnelles en conformité avec cette politique.

EVQ pourra également communiquer des Informations Personnelles recueillies à des tiers si une autorité compétente lui ordonne de le faire en vertu du droit applicable ou si la loi applicable permet expressément une telle communication, même en l’absence du consentement de la personne concernée.

EVQ peut communiquer certaines Informations Personnelles lorsqu’elle estime une telle communication nécessaire afin de protéger ses droits ou ceux de tiers, conformément à la loi, notamment en matière sanitaire.
Sauf indication contraire, les Informations Personnelles que vous fournissez ou susceptibles d’être collectées ne sont pas vendues , distribuées ou louées à des tiers.

2.7 DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET D’EFFACEMENT - CONTACT     

Nous nous engageons à vous offrir un droit d’accès, de rectification et d’effacement quant à vos informations personnelles, conformément à la loi.

Vous êtes en droit de demander d’avoir accès aux Informations Personnelles que nous avons recueillies à votre sujet et de les corriger au besoin en nous contactant, voire de les faire supprimer si elles ne sont plus pertinentes ou si elles sont erronées. Vous pouvez nous joindre pour exercer les droits prévus par la présente Charte ou pour toute autre question en contactant le Responsable de la Protection des Informations Personnelles , par courriel ou téléphone :

Monsieur Marc-André Joly
Par courrier : 555 bd Roland-Therrien, bureau 250, Longueuil (Québec) J4H 4G1
Par Courriel :  evqdirect@upa.qc.ca
Par Téléphone : 450-679-4130
Du lundi au vendredi … de 8h45 à 16h30.

Le Responsable à la protection des Informations Personnelles répondra par écrit aux demandes d’accès ou de rectification au plus tard dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Une attestation de la suppression ou modification de l’information Personnelle sera adressée à la personne concernée par la demande. Un document d’identification pourra être demandé pour faire droit à cette demande et être certain que vous en êtes l’auteur.

2.8 LOI ANTI-POURRIEL 

EVQ se conforme aux exigences de la Loi canadienne Anti-Pourriel (LCAP). Pour vous désinscrire de notre liste d’envoi de communications électroniques informative, autre que celles nécessaires aux opérations transactionnelles, il vous suffit de nous contacter aux adresses indiquées à la section DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET D’EFFACEMENT – CONTACT. 

2.9 SÉCURITÉ  

Les Informations Personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé. Nous avons adopté des mesures appropriées afin de préserver leur confidentialité et les protéger contre la perte, le détournement ou le vol, ainsi que l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés, en tenant compte, notamment, de leur sensibilité et des fins auxquelles elles sont employées. De plus, nous exigeons que chaque employé, mandataire ou représentant d’EVQ respecte notre Charte.

Pour assurer la sécurité de vos Informations Personnelles, nous sommes susceptibles de recourir aux mesures suivantes :

- Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
- Mises à jour régulières des mesures de sécurité
- Sauvegarde informatique
-Cryptages des données sensibles 

Nous nous engageons ainsi à maintenir un haut degré de confidentialité en permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions afin d’assurer la protection de vos Informations Personnelles et éviter qu’elles ne soient consultées, utilisées ou divulguées sans autorisation. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des Informations Personnelles. 

2.10 INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Si EVQ a raison de croire qu’un Incident de Confidentialité concernant une Information Personnelle qu’elle détient s’est produit, elle prendra les mesures raisonnables pour limiter l’impact de cet incident. Le cas échéant, en cas de risque sérieux, elle avisera la Commission d’accès à l’information ainsi que la ou les personnes affectées par cet incident, hors les cas prévus par la loi.

2.11 QUESTIONS OU PLAINTE

Pour toute question, sur notre Charte vous pouvez communiquer avec nous selon les modalités indiquées à la section DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET D’EFFACEMENT – CONTACT.

En cas de mésentente, en cas de non-conformité alléguée aux obligations en matière de protection des Informations Confidentielles, vous pouvez soumettre votre différend à EVQ.  Nous diligenterons une enquête sur votre plainte et, si elle est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour corriger la situation. 

En cas d’insatisfaction de votre part, au regarde du traitement de votre plainte par EVQ, vous avez la possibilité de vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.